Adskillige byggesagsbehandlere i Københavns Kommune har ifølge en rapport fra Intern Revision været på arbejde i mere end 24 timer i døgnet. Det fremgår af tidsregistreringerne, og ifølge kommunen skyldes det, at byggesagsbehandlerne ved en fejl har registreret timer for kollegerne. Og det er utilfredsstillende, erkender teknik- og miljøborgmester Ninna Hedager Olsen (EL) i et svar til B.T.
'Det er selvfølgelig utilfredsstillende, at en mangelfuld instruks har skabt tvivl om tidsregistreringen i en afdeling, der kun i begrænset omfang beskæftiger sig med byggesagsbehandling. Dette er der nu rettet op på, og vi gennemfører løbende kontroller for at sikre, at reglerne bliver overholdt. Fejlen har ikke betydet, at nogen kunder har betalt for meget,' skriver hun i et svar til B.T.
Rapporten fra Intern Revision er fra november 2017, og her bliver der advaret om ‘åbenlyse fejlregistreringer’ i de tidsregistreringer, som kommunens medarbejdere foretager, når de noterer ned, hvor meget tid de bruger på en sag.
Efter en screening af medarbejdernes registrering fandt Intern Revision ud af, at medarbejdere i 29 tilfælde havde registreret mere end 24 timers arbejde på en enkelt dag.
Og en enkelt medarbejder havde registreret mere end 24 timer på otte forskellige dage, og i 99 tilfælde havde sagsbehandlerne registreret mellem 15 og 24 timers arbejde på en dag.
Intern Revision er kritisk, blandt andet fordi tidsregistreringerne danner grundlag for faktureringen af de borgere, der søger om byggetilladelse.
‘Vores gennemgang af tidsregistreringen i Structura (navnet på registreringssystemet, red.) for perioden 1. januar til 31. maj 2017 viser, at der er alvorlige udfordringer i forhold til validiteten i registreringerne for de enkelte medarbejdere, herunder er der indikationer på, at der sker 'tilpasning' af timeregistreringerne, samt at der registreres mere tid på sagen, end den enkelte medarbejder reelt er på arbejde.
B.T. har på det seneste blandt andet kunnet fortælle, at antallet af gebyrklager er femdoblet de seneste fire år. Og i går kunne vi så fortælle, at borgmester Cecilia Lonning-Skovgaard fik en regning, der var 17.600 kroner for høj i en banal byggesag, fordi der var ‘fejlregistrering af antallet af timer for den tekniske sagsbehandling’.
Borgmesteren er en del af en statistik, hvor en ud af tre, der klager, får medhold i, at gebyret er for højt.
Boligejernes organisation Grundejeren.dk - Fællesforeningen af Grundejerforeninger i København er kritisk:
»Det er noget rod, og man kan undre sig over, at kommunen ikke har bedre styr på tidsregistreringerne. Borgernes retssikkerhed halter, hvis ikke der registrereres 100 procent korrekt. For det er tidsregistreringerne, som afgør, hvor stor regningen bliver for den enkelte,« siger formand Birgit Philipp.
Københavns Kommunes Intern Revision gennemgår i rapporten forretningsgangene i Teknik- og Miljøforvaltningen for blandt andet at finde ud af, om kommunens byggesagstakster er inden for skiven.
Gebyrindtægterne må nemlig ikke overstige de faktiske udgifter til byggesagsbehandling, og derfor har der været tvivl om, hvorvidt kommunen tager for høj en takst.
Af et efterfølgende notat fra 7. august 2018 fremgår det, at kommunen i 2017 har opkrævet 7,4 millioner kroner for meget fordelt på 8750 byggesager, fordi timetaksten på 799 kroner var budgetteret for højt.
Borgmester Ninna Hedeager Olsen mener, at kommunen er godt i gang med at få rettet op på gebyrproblemerne.
'Vi har nu haft en lang proces, hvor vi i samarbejde med eksterne advokater og revisorer samt Kommunens egen Interne Revision har sikret et retvisende byggesagsgebyr. Det blev før sommer godkendt af et enigt Teknik- og Miljøudvalg. Teknik- og miljøforvaltningen har implementeret anbefalingerne, men der er enkelte områder, der kræver yderligere afklaring. I forlængelse heraf vil forvaltningen med bistand fra eksterne advokater få undersøgt, om eventuelle ændringer i praksissen for tidsregistrering skal have betydning for allerede opkrævede gebyrer, og i givet fald efter hvilke kriterier opkrævninger skal genberegnes og evt. tilbagebetales,' skriver hun.
