I samarbejde med shine.co

At få hjælp til de daglige opgaver kan være præcis det, der skal til for at udvikle en virksomhed. Men når du går fra at arbejde alene til at have en ansat, følger der også et ansvar med, som kræver lidt forberedelse. Lønnen skal beregnes korrekt, ansættelsesvilkårene skal beskrives, og virksomheden skal være registreret som arbejdsgiver. Mange af opgaverne kan heldigvis gøres lettere med digital lønadministration, hvor lønkørsel og indberetninger kan samles i ét system. Før den første arbejdsdag er der dog flere beslutninger, som er værd at få styr på.

Begynd med stillingen og økonomien

Inden du skriver et stillingsopslag, bør du have en rimelig klar idé om, hvilke opgaver medarbejderen skal løse, og hvor meget tid der faktisk er arbejde til. Skal personen tage sig af kundekontakt, bogføring eller den daglige drift? Og bliver behovet bedst dækket af en fuldtidsansat eller en medarbejder på færre timer?

Arbejdsopgaverne er også afgørende for, hvilke ansættelsesregler der gælder. En kontormedarbejder kan f.eks. være omfattet af funktionærloven, mens vilkårene for andre stillinger afhænger af arbejdet og eventuelle overenskomster. Undersøg derfor forholdene, inden I aftaler løn og opsigelsesvarsel.

Læg desuden et budget, som rækker ud over den månedsløn, der står i kontrakten. Ferie, forsikring, eventuelle pensionsbidrag og andre arbejdsgiverudgifter skal også kunne rummes. Har virksomheden svingende indtjening, er det fornuftigt at beregne, hvordan lønudgiften passer ind i måneder med færre opgaver.

Kontrakt og registrering skal være klar

En ansættelsesaftale giver begge parter et fælles udgangspunkt. Her bør der bl.a. stå, hvor medarbejderen skal arbejde, hvilke opgaver stillingen omfatter, hvor mange timer der er aftalt, og hvordan løn, ferie og opsigelse håndteres. Aftaler om hjemmearbejde, særlige arbejdstider eller prøvetid bør også fremgå, når de er aktuelle.

Efter loven om ansættelsesbeviser og visse arbejdsvilkår skal centrale oplysninger som udgangspunkt gives skriftligt senest 7 kalenderdage efter ansættelsens begyndelse, mens de øvrige oplysninger skal gives inden 1 måned. Reglerne gælder normalt ved mere end 3 timers gennemsnitligt arbejde om ugen over 4 uger og også ved ansættelser uden et på forhånd garanteret timetal. Det er dog mest praktisk at have aftalen klar før første arbejdsdag.

Virksomheden skal desuden registreres som arbejdsgiver, hvis den ikke allerede er det. Registreringen sker via Virk, og der skal være adgang til eIndkomst, som bruges til at indberette lønoplysninger. Da registreringen kan kræve behandlingstid, bør du begynde i god tid frem for at vente til den første lønudbetaling.

Lønnen kræver faste rutiner

Når medarbejderen begynder, skal virksomheden kunne beregne bruttoløn, indeholde skat og arbejdsmarkedsbidrag samt indberette de rigtige oplysninger. Medarbejderen skal også modtage en lønseddel, hvor løn, fradrag og udbetalt beløb kan gennemgås. Det gælder, hvad enten vedkommende får en fast månedsløn eller bliver betalt efter antal timer.

Et lønsystem kan hjælpe med tilbagevendende opgaver som lønsedler, indberetning, ferie og ATP. Men systemet skal stadig have de rigtige oplysninger om medarbejderen, arbejdstiden og de aftalte vilkår. Derfor bør du beslutte, hvem der kontrollerer timetal, godkender lønnen og følger op på ændringer, før den første lønkørsel skal gennemføres.

En fast dato for lønudbetaling og en enkel arbejdsgang omkring godkendelse gør hverdagen mere overskuelig. Og har man allerede styr på rutinerne med den første medarbejder, bliver det også lettere at udvide medarbejderstaben senere.

Ferie og forsikring hører med

Medarbejdere optjener som udgangspunkt 2,08 feriedage om måneden, svarende til 5 ugers ferie på et år. Måden, ferien bliver betalt på, afhænger af ansættelsesforholdet. Timelønnede får typisk beregnet feriepenge på 12,5% af den ferieberettigede løn, mens mange månedslønnede holder ferie med løn og får et ferietillæg.

Der skal også tages stilling til pension. ATP er en lovpligtig ordning for medarbejdere, der opfylder betingelserne, mens yderligere pension bl.a. kan følge af en overenskomst eller den individuelle aftale. For en månedslønnet med mindst 117 arbejdstimer udgør arbejdsgiverens ATP andel 198 kr. om måneden efter de gældende satser.

Arbejdsgiveren skal normalt også tegne en lovpligtig arbejdsskadeforsikring hos et forsikringsselskab. Den dækker arbejdsulykker, mens bidrag til Arbejdsmarkedets Erhvervssikring vedrører erhvervssygdomme. Begge dele hører med til de forpligtelser, virksomheden får, når der kommer en medarbejder på lønningslisten.

Giv den nye medarbejder en god start

Selv en lille arbejdsplads skal have styr på arbejdsmiljøet. Når virksomheden har ansatte, skal der gennemføres en arbejdspladsvurdering, også kaldet APV, som omfatter både fysiske og psykiske forhold. I en lille virksomhed sker arbejdet i samarbejde mellem ejeren og medarbejderen, og der skal også holdes en årlig drøftelse af arbejdsmiljøet.

Arbejdstiden skal som hovedregel registreres, så virksomheden kan dokumentere, hvor meget der bliver arbejdet. Vælg derfor tidligt en enkel løsning, der passer til arbejdsdagen, og forklar medarbejderen, hvordan registreringen foregår. Vedkommende bør også vide, hvem der tager sig af spørgsmål om ferie, sygdom og praktiske forhold.

Der er meget at tage stilling til ved den første ansættelse, men det hele behøver ikke blive løst på én dag. Når aftalen, registreringerne og de faste rutiner er klar, kan du bruge kræfterne på at lære medarbejderen godt op og give plads til, at virksomheden udvikler sig.