I samarbejde med proximo.dk

Hvad end der er tale om erhvervslivet eller i privaten, så kommer man ikke udenom Microsoft Office og dets vigtige pakker til computeren. Om du sidder i erhvervslivet og budgetterer i Excel, eller du er ved at løse en opgave i virksomhedsøkonomi på studiet, så kommer man ikke udenom, at Microsoft Office-pakken er uundværlig i det daglige i mange situationer. En pakke der giver dig mange fordele, men som rigtig mange måske endda kan få endnu mere ud af, hvis bare de kender de små tips og tricks i programmerne. Derfor vil denne artikel sætte et stærkt fokus på, hvordan du kan udnytte Microsoft Office-pakken til din fordel ved at kende til nogle enkelte, smarte finurligheder i f.eks. Excel, som også Office-kursus virksomheden Proximo lærer deres kunder og samarbejdspartnere meget mere om.

1. Lær genvejstasterne og løs opgaver hurtigere
Et rigtig godt sted at starte, når du gerne vil være bedre - eller hurtigere - til at bruge Excel, er at lære de forskellige genvejstaster, der er. Det kan være alt lige fra "Ctrl + C", hvor du hurtigt og nemt kopierer et tekststykke og indsætter det et andet sted med "Ctrl + V", til at lære "Ctrl + Z", hvis du fortryder et tast, du har foretaget dig, eller "Ctrl + Shift + L", hvor du anvender eller fjerner filtre. Disse små genveje gør dit arbejde så meget nemmere i Excel, at du vil opleve stor fremgang i dit arbejde og samtidig opleve, at mindre af dit vigtige arbejde går tabt.

2. Brug af formler og funktioner
Noget, man heller ikke kan komme udenom, som er vigtigt, er brugen af formler i Excel. Og med formler skal der ikke forstås de helt store matematiske kundskaber, men derimod nogle små genveje, som gør dit arbejde mere præcist og tidsbesparende.

En af de mest kendte formler er "=SUM()". En funktion, som gør det at lægge mange tal sammen til en nem opgave i sig selv, hvor du blot i parentesen indsætter de kasser/kolonner med tal, som du ønsker, at Excel skal regne ud for dig.

En anden vigtig formel i Excel er "=MIDDEL()". På helt samme måde som med "=SUM()" indsætter du blot tallene inde i parentesen og får dermed dit svar. Forskellen på "=SUM()" og "=MIDDEL()" er, at "=MIDDEL()" ikke udregner alle tal lagt sammen, men hjælper dig med at finde gennemsnittet af de tal, du ønsker et gennemsnit af.

Sidst, men ikke mindst, er der også "=HVIS()"-funktionen i Excel. En funktion, som kan være nyttig, hvis du skal lave tests, såsom logiske tests, hvor der returneres værdier baseret på testens resultat. For mange personer vigtigt i statistiske fag og arbejdsopgaver, hvor der bruges Excel.

3. Pivottabeller - gør data sjovt og lettere at forstå
Sidder du med dataanalyse i skolen eller på arbejdet, så kommer man ikke udenom vigtigheden af at kunne anvende pivottabeller. Med pivottabeller kan du nemmere og hurtigere opsummere, analysere, præsentere og udforske data, som ikke bare du forstår, men som også dine kollegaer og kunder forstår. Noget, som gør databehandling sjovere for alle parter.

4. Betinget formatering - gør det tydeligt for alle
Betinget formatering er også en vigtig funktion at kunne, som hjælper dig med at fremhæve celler, der opfylder visse kriterier, du har opsat, hvor du kan ændre farve, tekststørrelse, kantlinjer og meget mere ved bestemte udfald. Dette gør det nemmere ved interne rapporteringer i virksomheden at strømline forretningsbeslutninger, men gør det også nemmere i skolen at kunne bruge dette til dataanalyser - og faktisk meget mere end det!

5. Macros og Visual Basic for Applications (VBA)
Måske er denne funktion ikke noget, du har hørt om før, men det er faktisk en smart funktion i Excel, som gør det enkelt med få klik at gentage en serie af handlinger, så du ikke manuelt selv skal gøre det gang på gang. Hvis du vil tage det skridtet videre, kan du sætte dig ind i VBA's programmeringssprog, som gør det muligt på egen hånd at programmere flere automatiserede opgaver. Dette er noget, som Proximo kan lære dig mere om.

6. Tabeller - mere end bare organisering af tal
Måske er tabeller ikke den sværeste funktion at benytte i Excel. Men vidste du, at du kan bruge tabeller til automatisk filtrering, sortering og nem formelkopiering? Når du konverterer data til en tabel, kan du også drage fordel af tabellens unikke muligheder med formatering og struktur ud over det sædvanlige.

7. Diagrammer og visualisering
Du ved nok godt allerede, at man kan lave diagrammer og andre former for visualisering i Excel. Men vidste du, at du også kan tilpasse dem? Under "Diagramdesign" eller ved at dobbelt-klikke på et diagram, kan du tilpasse dine diagrammer, så visualiseringen af dem bliver lige præcis, som du ønsker, eller måske har fået af krav fra din lærer, forelæser eller chef. Dermed kan du skabe det helt perfekte diagram, der måske endda fører dig til det 12-tal i skolen.

8. Brug af Power Query
Power Query er en super smart funktion i Excel, som gør det nemmere end nogensinde før at hente, rense og omdanne data fra forskellige kilder. Det er især nyttigt på en arbejdsplads, hvor man har data fra forskellige kilder, som gerne skal spille sammen og give et visuelt billede af datasættet. Derudover er det en funktion, som har automatiseret dataimport og transformation, hvilket sparer tid og fejl.

9. Samarbejde og deling
Ligesom på skolebænken, så skal man også kunne dele og samarbejde på tværs af opgaver på en arbejdsplads. Hvad end du er studerende eller arbejder sammen med kollegaer om et projekt, så tilbyder Excel selvfølgelig også de smarte muligheder at kunne dele og samarbejde om samme projekt, i samme fil - og derved gør arbejdsgangene mere effektive og hurtige. Ved blot at trykke oppe i højre hjørne af Excel på "Del"-knappen, er du få klik væk fra at dele dine ting med andre.

10. Skabeloner
Mange kender måske til dem, men ikke ret mange bruger dem: Skabeloner. Excel byder på et hav af skabeloner til diverse projekter, hvad end det er til arbejde eller skole. Her findes mange flotte præsentationsmuligheder, forindstillede funktioner og lignende, som kan gøre dit arbejde noget smartere og pænere, inden du/I går i gang med et projekt eller en opgave. Det er især nyttigt, når man skal præsentere sit data til en større forsamling, konference, eksamen eller lignende.